Jak w zaistniałych okolicznościach funkcjonować online? Czy domykanie umów jest możliwe? W odpowiedzi na te i inne pytania pomóc mogło spotkanie w ramach projektu #ZdalnyAgent z prof. n. dr hab. Dariuszem Szostkiem, specjalizującym się w prawie nowych technologii, w aspektach prawnych handlu elektronicznego i w prawie konsumenckim, ekspertem w zakresie identyfikacji elektronicznej oraz metod uwierzytelniania. Wywiad ten przeprowadził Adam Parzusiński właściciel biura Partner Nieruchomości, który w praktyce korzysta z tego rozwiązania. W naszym podsumowaniu przeczytasz o możliwości, z których warto skorzystać w związku z podpisem elektronicznym, ale także:
- jak wygląda proces cyfryzacji naszego kraju – przez ostatnie lata i teraz,
- jakie są rodzaje podpisów elektronicznych,
- czy uzyskanie podpisu jest skomplikowane,
- jakie dokumenty można nim podpisywać,
- czy kancelarie notarialne są gotowe na zmiany.
Zapraszamy do lektury podsumowania najważniejszych zagadnień.
Cyfryzacja Polski w dobie koronawirusa
Od blisko 20 lat mamy możliwość korzystania z podpisu elektronicznego. Administracja elektroniczna jako tako działa. Wiele usprawnień w kraju jest, ale tak naprawdę od jakiś trzech tygodni obywatele na własnej skórze przekonują się, co działa, a co nie. Co i gdzie możemy składać elektronicznie. Sądownictwo, kancelarie notarialne (w dużej mierze zamykają podwoje), szkoły (przez pierwsze dwa tygodnie nie funkcjonowały) – właściwie się zatrzymały i nie funkcjonują. Widzimy więc, że przez 20 lat wielu rzeczy nie zrobiono, a te, które zrobiono, w sporej części nie są zrobione zbyt dobrze. Dla przykładu Estonia, która jest najlepiej zinformatyzowanym krajem w Europie, dużo mniejszym niż Polska, ze znacznie mniejszym budżetem, sprawnie funkcjonuje online.
Odchodząc od administracji państwowej – przedsiębiorcy. W znacznej mierze, nie byli przygotowani na to, co się stało. To bym dla nich szok. Wielu z nich, funkcjonujących do tej pory w sposób tradycyjny, papierowy, nagle straciło umiejętność podejmowania jakichkolwiek działań i decyzji. Po decyzji o zamknięciu szkół, nastąpił paraliż państwa, paraliż firm, nikt nie wiedział, co się dzieje. Później mieliśmy prowizorkę – każdy szukał jakichkolwiek rozwiązań informatycznych, wdrażanie, panika, brak umiejętności logowania się do systemów. Od mniej więcej tygodnia mamy jako tako opanowaną sytuację. Wielu przyzwyczaiło się wręcz do pracy zdalnej. Aktualnie wchodzimy w proces akceptacji i szukania rozwiązań na przyszłość. Szczególnie, że praca zdalna jest przecież olbrzymią oszczędnością środków, czasu i kapitału. Oczywiście mamy problem społeczny, co zrobić z dziećmi, ale to też jest kwestia na przyszłość do rozwiązania. Dlatego paradoksalnie COVID-19 bardzo pozytywnie wpłynie na potrzebę informatyzacji i zastosowania technologii, choćby na polskich uniwersytetach.
Podpisy elektroniczne
Skąd wynika niewiedza w zakresie podpisów elektronicznych? Jesteśmy przyzwyczajeni do korespondencji online, wymiany danych i ustalania szczegółów transakcji w przestrzeni internetowej, ale gdy przychodzi do finalizacji transakcji robimy to osobiście. Wobec tego mamy bardzo poważną lukę i niewiedzę w zakresie narzędzi, które istnieją na rynku. A istnieją i są takie możliwości, które usprawniają funkcjonowanie na rynku. Są to formy elektroniczne:
- profil zaufany – ePUAP (czynności administracyjno-prawne)
- dowód elektroniczny z podpisem osobistym (czynności administracyjne, również w zakresie umów cywilno-prawnych, ale tylko za zgodą drugiej strony)
Rozporządzenie unijne eIDAS – jedno z ważniejszych rozporządzeń, wydanych w ramach informatyzacji Europy, czyli tak zwanej Europy cyfrowej 2020 (za cel postawiono sobie to 10 lat temu). Więc mamy legislację, która pozwala nam na dokonywanie wszelkich formalności w postaci elektronicznej. W UE wyróżniamy więc:
- zwykły podpis elektroniczny (przesłany skan dokumentu, podpisanie się w mailu) – skutki formy dokumentowej, czyli tak zwany rygor dowodowy
- zaawansowany podpis elektroniczny (banki je wydają, ale to też nie jest podpis zastępujący własnoręczny)
- kwalifikowany podpis elektroniczny (wydawany przez specjalne podmioty zaufane [w Polsce jest ich kilka]) – pozwala podpisywać umowy w Polsce i za granicą i o ile ustawa zezwala na „substytucyjną” formę elektroniczną ma ona równoznaczność z podpisem własnoręcznym.
Jak możemy zatem uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny i czym się różni od pozostałych dwóch? Podmiot zaufany ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualną wadliwość, daje gwarancję. Kwalifikowany podpis elektroniczny zastępuje podpis własnoręczny, co oznacza, że wszędzie tam, gdzie jest wymagany podpis własnoręczny, możemy go zastosować i druga strona nie może nam tego nie zaakceptować. Jak go pozyskać? Istnieje blisko 200 instytucji w całej Europie, które go wydają. Kosztuje 8 zł miesięcznie (np. niecałe 50 euro za 3 lata). Oparte o token, nie o urządzenie które wkładamy do komputera, udostępniane są już podpisy kwalifikowane w chmurze (token w telefonie komórkowym w ramach aplikacji). Będzie również możliwe uzyskanie takiego podpisu online na dniach, poprzez bankowości elektroniczne.
Jak i kiedy stosować jaki rodzaj podpisu
Tam, gdzie zawierane są poważne umowy, takie jak o pośrednictwo w obrocie nieruchomościami, dowód przede wszystkim. Skany, maile – to też jest forma czynności prawnej (wprowadzona w 2016 roku, forma dokumentowa), ale ona się nadaje do czynności prostych, które nie są związane z dużymi wartościami, więc nie do poważnych umów. Umowa pośrednictwa zawierana w takich okolicznościach, może być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, ale prawo daje możliwość skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bo jedynie on stanowi równoznaczność z podpisem własnoręcznym.
Co ciekawe, zgodnie z polskim prawem może być tak, że jedna strona podpisuje się elektronicznie, a druga tradycyjnie na papierze. Ponadto polskie przepisy dopuszczają możliwość jednego podpisu na umowie, pod warunkiem, że umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i pośrednik ma egzemplarz podpisany przez klienta, a klient przez pośrednika. Taka umowa też jest ważna. Istotnym jest, że podpis elektroniczny nie jest fizycznie na umowie, ale w umowie (w PDF w systemie informatycznym) zaszyty. Zabezpiecza dodatkowo dokument. Jak go zobaczyć? Wejść w Adobe w zakładkę podpis elektroniczny (i tu jest informacja). Musimy pamiętać jednak, że przesyłając taki dokument mailem musimy go dodatkowo zabezpieczyć szyfrowaniem.
Ustawa o gospodarce nieruchomościami, artykuł 180 ust. 3, mówi, że zakres czynności w obrocie nieruchomościami określa umowa pośrednictwa i umowa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności.
Musimy rozróżnić bardzo mocno formę elektroniczną od postaci elektronicznej. Forma elektroniczna jest uregulowana w kodeksie cywilnym, artykule 78(1), , nowelizacją wprowadzoną w 2015 roku – § 2 niniejszej ustawy (k.c) stanowi, że forma elektroniczna jest wyłącznie wtedy, gdy umowa jest podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Więc wszelkie umowy skanowane i przesyłane mailem są nieważne i bardzo łatwo można je podważyć wygrywając sprawy w sądzie. Więc ważne są jedynie dokumenty podpisane osobiście lub podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oczywiście to jest aktualnie problem, który trzeba rozwiązać podczas procedowania umów.
Czy kancelarie notarialne idą z duchem czasu?
Artykuł 3 rozporządzenia eIDAS oraz artykuł 77(3) kodeksu cywilnego, dopuszczają jako dokument plik multimedialny. Zatem każda zapisywana video konferencja również nim jest. Jeśli zawarta będzie tam jakaś umowa, to jest ona również dokumentem, znacznie mocniejszym niż zwykły mail (na filmie można zidentyfikować tożsamość). Dlaczego ta kwestia jest tak istotna? Ponieważ istnieje problem obiegu notarialnego i swoistej zapaści notarialnej. Część notariuszy jest zamknięta, część funkcjonuje, ale nie przyjmuje ludzi „z ulicy”, część funkcjonuje online, ale nie zawsze dba o bezpieczeństwo podczas przesyłania dokumentów, a kupujący, właściciel i pośrednik pojawiają się u notariusza już na samą czynność (odczytanie aktu).
Czemu nie wprowadzić również tego ostatniego aspektu do strefy online?
Są przecież elektroniczne protokoły w sądach. Są możliwość odbywania rozpraw online. Świadkowie również sądownie przesłuchiwani są online. Jest więc też pole do tego, żeby czynności notarialne odbywały się dokładnie w ten sam sposób. Video rozmowa, weryfikacja tożsamości, podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To są poważne zmiany, ale do przejścia. Dlatego te zmiany należy podjąć. Krajowa Rada Notarialna też dostrzega problem i będzie szukała narzędzi, by pomóc Polakom w tym zakresie.
Lektura uzupełniająca:
- artykuł 88, ze znaczkiem 2 kodeksu cywilnego
- rozporządzenie eIDAS, artykuł 25, ustęp 2
- Informatyzacja postępowania cywilnego, red. Jacek Gołaczyński, Dariusz Szostek
- Bezpieczeństwo danych i IT w kancelarii prawnej, red. Dariusz Szostek
Zapraszamy do obejrzenia całego LIVE’a na grupie Akademia Rozwoju Agenta.
Dr hab. Dariusz Szostek, prof. UO – radca prawny, doktor habilitowany, profesor nadzwyczajny Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Opolskiego w Zakładzie Prawa i Postępowania Cywilnego; członek Komisji Nauk Prawnych i Ekonomicznych oddziału Polskiej Akademii Nauk w Katowicach; współpracownik Centrum Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Specjalizuje się w prawie nowych technologii, w tym aspektach prawnych handlu elektronicznego i prawie konsumenckim. Jest ekspertem z zakresu identyfikacji elektronicznej oraz metod uwierzytelniania. Uczestniczy w licznych konferencjach naukowych, pracach legislacyjnych nad regulacjami prawnymi dotyczącymi nowych technologii, prowadzi wykłady i szkolenia był członkiem zespołów eksperckich w Ministerstwie Sprawiedliwości.
Autor: Dorota Dwornik
